Panduan Penggunaan

Temukan semua yang perlu Anda ketahui untuk memaksimalkan penggunaan aplikasi Watermeter.id, baik sebagai Admin maupun Petugas.

Panduan untuk Admin

Langkah Awal: Melengkapi Profil & Pengaturan Dasar

Langkah paling pertama dan terpenting adalah melengkapi profil organisasi Anda. Setelah itu, ada beberapa pengaturan dasar yang wajib disiapkan sebelum aplikasi dapat digunakan secara penuh oleh petugas lapangan.

1. Melengkapi Profil Organisasi (Menu: Profil Organisasi)

Buka menu Profil Organisasi
Isi semua data alamat dari Provinsi hingga Desa/Kelurahan, Detail Alamat, dan Nomor Telepon
Profil yang lengkap penting untuk identitas di struk tagihan dan fungsionalitas aplikasi lainnya, termasuk pembuatan Nomor Pelanggan

Akun Petugas memiliki tugas utama untuk melakukan pencatatan meteran di lapangan. Sebelum petugas dapat mulai bekerja, ada dua hal penting yang harus Anda siapkan terlebih dahulu sebagai Admin:

Membuat Akun Keuangan

Buka menu Akun Keuangan dan buat setidaknya satu akun (contoh: 'Kas Tunai Petugas'). Akun ini diperlukan untuk mencatat semua pembayaran tagihan yang diterima. Tanpa akun ini, petugas tidak bisa memproses pembayaran.

Membuat Tarif Air

Buka menu Tarif dan atur setidaknya satu tingkatan tarif. Tarif ini adalah dasar dari perhitungan tagihan otomatis. Tanpa tarif, sistem tidak akan bisa membuat tagihan saat petugas mencatat meteran.

Mengatur Tarif Air

Tarif adalah dasar dari perhitungan tagihan otomatis. Anda harus mengaturnya sebelum mencatat meteran.

Buka menu Tarif
Klik "Tambah Tarif" untuk membuat tingkatan harga baru
Anda bisa membuat beberapa tingkatan tarif berdasarkan volume pemakaian (misalnya, 1-10 m³ harganya Rp 2.500, 11-20 m³ harganya Rp 3.000, dst.)
Setiap tarif juga bisa memiliki Biaya Beban tetap yang akan ditambahkan ke tagihan setiap bulan

Memilih Mode Perhitungan (Flat vs Progresif)

Di bagian atas halaman Tarif, Anda akan menemukan opsi untuk memilih mode perhitungan tagihan:

Perhitungan Flat (Non-Progresif)

Total pemakaian air dikalikan dengan satu harga tarif yang sesuai dengan rentang total pemakaian. Contoh: Jika pemakaian 15 m³ dan tarif untuk rentang 11-20 m³ adalah Rp 3.000, maka tagihan = 15 m³ × Rp 3.000.

Perhitungan Progresif (Bertingkat)

Total pemakaian dipecah dan dihitung per tingkatan tarif secara bertahap. Contoh: Pemakaian 15 m³. Tarif: 1-10 m³ @ Rp 2.500, 11-20 m³ @ Rp 3.000. Maka tagihan = (10 m³ × Rp 2.500) + (5 m³ × Rp 3.000).

Gunakan tombol toggle untuk memilih mode yang sesuai dengan kebijakan organisasi Anda. Perubahan akan disimpan secara otomatis.

Mengelola Pelanggan

Di menu Pelanggan, Anda dapat melakukan semua hal terkait data pelanggan.

Tombol Tambah: Membuka form untuk mendaftarkan pelanggan baru. Nomor Pelanggan akan dibuat secara otomatis oleh sistem
Tombol Impor (Fitur Pro): Mengimpor data puluhan hingga ratusan pelanggan sekaligus dari file Excel. Unduh template yang disediakan untuk memastikan format data sesuai
Ikon Edit (Pensil): Mengubah detail pelanggan seperti nama, alamat, RT/RW, dan nomor HP
Ikon Top-up (Dolar $): Menambahkan saldo ke akun pelanggan. Saldo ini nantinya bisa digunakan untuk memotong pembayaran tagihan
Ikon Ringkasan (Grafik): Menampilkan rekapitulasi total tagihan, total terbayar, dan sisa tunggakan untuk pelanggan tersebut
Ikon Hapus (Tong Sampah): Menghapus data pelanggan. Pelanggan hanya bisa dihapus jika tidak memiliki riwayat tagihan dan saldonya nol

Mengelola Pengumuman

Fitur pengumuman memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan semua pelanggan melalui halaman Cek Tagihan Publik dan Dashboard, serta mengirim pesan massal melalui WhatsApp.

Buat & Edit Pengumuman: Gunakan tombol "Buat Pengumuman Baru" atau ikon "Edit" (pensil) untuk menulis judul dan isi pesan yang ingin disampaikan
Aktifkan Pengumuman: Gunakan toggle switch di samping setiap pengumuman untuk mengaktifkannya. Pengumuman yang berstatus "Aktif" akan muncul di Dashboard (untuk admin/petugas) dan di halaman Cek Tagihan Publik (untuk pelanggan)

Penting: Hanya satu pengumuman yang bisa aktif pada satu waktu. Mengaktifkan satu pengumuman akan otomatis menonaktifkan yang lain.

Broadcast via WhatsApp (Ikon Megaphone)

Fitur ini memungkinkan Anda mengirim isi pengumuman sebagai pesan WhatsApp ke semua pelanggan yang memiliki nomor HP terdaftar.

Prasyarat: Pastikan Anda sudah menghubungkan perangkat di menu WA Gateway. Tombol broadcast hanya akan aktif jika ada sesi WhatsApp yang terhubung
Cara Menggunakan: Klik ikon megaphone di samping pengumuman yang ingin Anda kirim. Sebuah jendela konfirmasi akan muncul
Setelah Anda konfirmasi, sistem akan mulai mengirim pesan satu per satu di latar belakang. Anda tidak perlu menunggu prosesnya selesai

Mengelola Akun Keuangan & Buku Kas

Akun Keuangan

Akun Keuangan berfungsi sebagai "dompet" atau "rekening" virtual untuk organisasi Anda. Semua transaksi akan masuk atau keluar dari akun-akun ini.

Buat Akun: Di menu Akun Keuangan, buat akun baru seperti 'Kas Tunai Pusat', 'Kas Petugas A', atau 'Bank BUMDES'
Tugaskan ke Petugas: Anda bisa menugaskan sebuah akun (misalnya kas tunai) ke petugas tertentu. Ini memungkinkan petugas tersebut menerima pembayaran tagihan dan menyetorkannya ke akun yang dipegangnya
Transfer Saldo: Pindahkan dana antar akun jika diperlukan, misalnya saat petugas menyetorkan uang tunai ke bendahara

Buku Kas (Transaksi)

Menu Buku Kas adalah tempat Anda mencatat semua pemasukan dan pengeluaran di luar pembayaran tagihan rutin pelanggan.

Tambah Pemasukan: Catat pendapatan lain-lain, misalnya dari biaya pemasangan baru, hibah, atau penjualan aset
Tambah Pengeluaran: Catat semua biaya operasional, seperti pembelian pipa, biaya listrik, gaji petugas, dll
Setiap transaksi yang Anda catat akan secara otomatis menambah atau mengurangi saldo di Akun Keuangan yang Anda pilih

Catatan: Pembayaran tagihan dari pelanggan akan otomatis tercatat sebagai pemasukan di Buku Kas.

Pengaturan Lanjutan

Di menu Pengaturan, Anda dapat menyesuaikan berbagai aspek aplikasi:

Template Pesan & Struk

Ubah isi pesan WhatsApp dan struk sesuai keinginan Anda menggunakan placeholder yang tersedia (contoh: {nama_pelanggan})

Otomatisasi WA

Aktifkan pengiriman WhatsApp otomatis setiap kali petugas selesai mencatat meteran atau setiap kali tagihan lunas

Denda

Atur tanggal jatuh tempo dan nominal denda untuk tagihan yang terlambat dibayar

Info Publik

Tampilkan informasi kontak dan metode pembayaran di halaman Cek Tagihan Publik agar pelanggan tahu cara membayar

Panduan untuk Petugas Lapangan

Mencatat Meteran Pelanggan

Tugas utama Anda adalah mencatat meteran pelanggan. Prosesnya mudah:

Buka menu Catat Meter
Gunakan kolom pencarian untuk menemukan pelanggan berdasarkan nama atau nomor pelanggan. Anda juga bisa memfilter berdasarkan RT/RW
Klik tombol Catat Meter di samping nama pelanggan
Masukkan angka meteran saat ini (angka baru) pada form yang muncul. Angka meteran bulan lalu sudah terisi otomatis
Aplikasi akan langsung menampilkan perkiraan jumlah tagihan secara real-time
Klik "Simpan & Buat Tagihan". Aplikasi akan otomatis menghitung pemakaian dan membuat tagihan baru untuk pelanggan tersebut

Menerima Pembayaran Tagihan

Anda dapat menerima pembayaran dari pelanggan langsung melalui aplikasi di menu Tagihan.

Cari pelanggan yang akan membayar
Pada tagihan yang berstatus 'Belum Lunas' atau 'Dibayar Sebagian', klik tombol Bayar
Form pembayaran akan muncul. Jika pelanggan memiliki saldo, Anda bisa memilih untuk menggunakannya
Masukkan jumlah uang tunai yang diterima. Aplikasi akan menghitung kembalian secara otomatis
Pilih Akun Keuangan tempat Anda akan menyimpan uang tersebut (misalnya 'Kas Tunai Petugas')
Klik "Konfirmasi Pembayaran". Status tagihan akan otomatis berubah menjadi 'Lunas' atau 'Dibayar Sebagian'

Cetak Struk via Bluetooth

Anda bisa mencetak struk tagihan langsung dari aplikasi ke printer thermal Bluetooth (ukuran 58mm).

Pastikan printer thermal Bluetooth Anda sudah menyala dan terhubung (paired) dengan handphone Anda
Di halaman Tagihan, klik tombol Cetak (ikon printer) pada tagihan yang ingin dicetak
Saat pertama kali mencetak, browser akan menampilkan dialog untuk memilih perangkat Bluetooth. Pilih nama printer Anda
Aplikasi akan mengirim data, dan struk akan tercetak. Untuk pencetakan selanjutnya, aplikasi akan mengingat printer Anda

Catatan: Fitur ini memerlukan browser yang mendukung Web Bluetooth API (seperti Google Chrome di Android).

Fitur Publik

Halaman Cek Tagihan Publik

Pelanggan Anda dapat mengecek tagihan mereka sendiri melalui halaman publik tanpa perlu login.

Bagikan link ke halaman cek tagihan atau berikan struk yang berisi QR code
Pelanggan hanya perlu memasukkan Nomor Pelanggan mereka untuk melihat tagihan yang belum lunas dan riwayat pemakaian air
Halaman ini juga akan menampilkan pengumuman aktif dan informasi kontak yang telah Anda atur